Las empresas de transporte de hoy en día todavía sienten los efectos dominó de los problemas de la cadena de suministro de esta década y otros desafíos de toda la industria. Sin embargo, para muchas, un enorme obstáculo para el crecimiento saludable y el flujo de caja predecible se encuentra dentro de las paredes corporativas: sus procesos de cuentas por pagar (AP). El procesamiento manual de facturas en papel conduce a pagos atrasados y cargos, pagos duplicados y facturas perdidas (y, por lo tanto, pagos completamente omitidos). Estos causan una frustración cada vez mayor para los vendedores, proveedores y conductores del transportista, por no mencionar a quienes monitorean el flujo de caja de la empresa.
Imaginemos una empresa de transporte aparentemente próspera del Medio Oeste (llamémosla Trucking Logistics Co. o TLC), con casi 100 camiones que entregan mercancías por todo el país. Debajo de la superficie exitosa, el sobrecargado personal de contabilidad de TLC lucha día tras día con las facturas en papel y la entrada de datos, solo para enfrentarse a una creciente acumulación de pagos sin procesar. A pesar de sus mejores esfuerzos, el equipo de cuentas por pagar simplemente no puede seguir el ritmo del volumen actual de facturas, y mucho menos escalar para cumplir con las proyecciones de crecimiento de la junta.
Para empeorar las cosas, uno de sus principales proveedores de repuestos y servicios para camiones (que ha sufrido repetidos retrasos en los pagos y pérdidas de facturas) amenaza con detener las entregas a menos que el operador de la flota ponga en orden el procesamiento de los pagos. Al mismo tiempo, los conductores empiezan a quejarse en voz alta por el retraso en los reembolsos de sus gastos de ruta. Las malas relaciones con proveedores críticos, conductores o cualquier otro proveedor de servicios necesario no son lo que los transportistas quieren ver cuando eligen una nueva empresa de transporte. Sin culpa de su personal, los procesos de AP de Trucking Logistics estaban poniendo en peligro sus operaciones y su crecimiento futuro.
El lado positivo es que la selección e implementación cuidadosa de tecnologías digitales para automatizar los procesos de AP puede ayudar a los operadores de flotas a recuperar la confianza de sus proveedores y conductores. Además, estarán equipados para gestionar mejor los gastos, las cuentas por pagar y el flujo de caja, detectar y corregir inconsistencias y, lo más importante, pagar todas esas facturas de forma precisa y automática.
Por qué las cuentas por pagar manuales son tan abrumadoras
Incluso un operador de flota de camiones de tamaño moderado como Trucking Logistics incurre en cientos de facturas por mes y miles por año. Estas cubren una variedad de gastos relacionados con la operación y el mantenimiento de su flota, gastos de empleados y costos administrativos.
Por ejemplo, el combustible es uno de los gastos más importantes para las empresas de transporte, y la frecuencia y la cantidad de facturas varían según los precios del combustible, las rutas y la cantidad de camiones de la flota. Además, cualquier flota requiere un mantenimiento regular (como cambios de aceite y rotación de neumáticos), así como reparaciones inesperadas, que pueden ser irregulares pero bastante costosas. Para completar este trío, las facturas relacionadas con la nómina y la capacitación (que incluyen salarios, sueldos, beneficios, programas de capacitación y renovaciones de certificación para conductores y otro personal) son algunas de las facturas más grandes y frecuentes que recibe y procesa AP.
Otros gastos, más periódicos pero igualmente críticos desde el punto de vista operativo, se suman a la montaña de facturas que deben procesarse. Entre ellos se incluyen facturas por pagos de alquileres y préstamos, seguros, permisos y licencias, peajes, logística y manejo de carga, marketing y publicidad, y honorarios administrativos, legales y profesionales, por nombrar solo algunos. No es difícil ver por qué manejar tales volúmenes manualmente es una carga abrumadora para el equipo de AP de un transportista: una receta para errores, facturas perdidas, pagos atrasados y, al final, una mala gestión del flujo de caja.
Una llamada de atención tecnológica
Una encuesta reciente que encargó nuestra empresa evaluó a varias industrias según su nivel percibido de adopción de tecnología, y la logística y el transporte por carretera se encontraban entre las tres primeras. El uso de tecnologías digitales para automatizar la recepción, la verificación y el pago puntual de facturas es fundamental para la salud financiera de las empresas de transporte por carretera, especialmente de aquellas que están creciendo. Las que no están automatizando se están poniendo en desventaja. A continuación, le explicamos por qué.
Cómo eliminar el uso del papel para optimizar las operaciones contables a gran escala
Para empezar, un operador de flota debe evaluar primero sus procesos de AP actuales, identificando puntos problemáticos como pagos retrasados, facturas perdidas y manejo excesivo de papel. El siguiente paso es explorar soluciones de automatización de AP que puedan manejar el volumen y la complejidad de sus operaciones, una que elimine por completo las facturas en papel. Seleccione un sistema que sea sólido y confiable, pero también fácil de usar para facilitar la adopción por parte del personal. Si puede manejar con éxito la gran mayoría de las facturas, el sistema se ganará rápidamente su confianza y no extrañarán el papel en absoluto. Y el operador percibirá casi de inmediato una serie de beneficios.
La automatización reduce drásticamente el tiempo que se dedica a la entrada y el procesamiento manual de datos, lo que genera una mayor eficiencia y ahorro de tiempo. Los sistemas automatizados pueden capturar, comparar y procesar facturas rápidamente, acelerando el flujo de trabajo de AP y dando lugar a ciclos de pago más rápidos y una menor carga de trabajo para el personal de contabilidad.
El procesamiento automatizado y sin papel de las cuentas por pagar minimiza los errores humanos, como los pagos duplicados o la entrada incorrecta de datos, lo que garantiza registros e informes financieros más precisos. Además, el operador percibe una reducción inmediata de los costos en comparación con los sistemas basados en papel, como la impresión, el envío por correo y el almacenamiento.
Tal vez uno de los mayores beneficios que supone dejar de usar papel sea la escalabilidad. Dado que la mayoría del personal de cuentas por pagar ya está sobrecargado, los sistemas automatizados pueden gestionar mayores volúmenes de facturas a medida que la empresa crece, sin necesidad de aumentar proporcionalmente el personal.
Aumentar la transparencia y la rendición de cuentas.
Ya he mencionado que los sistemas automatizados de cuentas por pagar pueden mejorar la precisión de los informes financieros, pero hay más. Los sistemas automatizados pueden proporcionar seguimiento y visibilidad en tiempo real del estado de las facturas y los pagos. Esto mejora la capacidad de rastrear y gestionar el flujo de caja y los compromisos financieros conocidos.
A diferencia del procesamiento manual, los sistemas automatizados pueden crear registros detallados de cada transacción, incluido quién aprobó qué y cuándo, sin depender de la entrada manual de dichos registros. Esto facilita la auditoría y garantiza el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas de varias agencias gubernamentales.
Por último, con los datos digitales, los operadores de transporte pueden aprovechar los análisis para descubrir tendencias, optimizar el gasto y tomar decisiones financieras más informadas. Por ejemplo, saber qué áreas necesitarán más camiones y conductores en los próximos trimestres financieros.
Mejorar (y restaurar) las relaciones entre proveedores y conductores
Recordará la terrible situación en la que se encontraba nuestra hipotética empresa de logística de transporte cuando un proveedor de piezas clave suspendió sus envíos y se produjeron demasiados pagos atrasados (o perdidos). (Las demoras y los errores en el procesamiento de las facturas de gastos de ruta también irritaron a los conductores del transportista). Cualquier empresa de transporte en crecimiento sabe lo que puede afectar a sus operaciones la pérdida de la confianza de sus socios.
La automatización de los procesos de AP puede solucionar rápidamente estas tensiones y garantizar que no vuelvan a producirse. La automatización acelera el procesamiento de facturas, lo que permite realizar pagos más rápidos y puntuales con los que los proveedores y los conductores saben que pueden contar. Una mayor visibilidad proporciona una visión clara de cuándo vencen los pagos a cada proveedor, lo que permite a las empresas aprovechar los descuentos por pago anticipado o retener el efectivo hasta la fecha de vencimiento (y, al mismo tiempo, evitar cargos por pagos atrasados). Y como la automatización es mucho más precisa que la entrada y el procesamiento manuales, reduce los errores en la facturación y los pagos y, por lo tanto, la cantidad de disputas por facturas.
Por último, un sistema automatizado de procesamiento de cuentas por pagar puede garantizar una comunicación más sencilla y coherente con los proveedores y conductores de una empresa. Muchos de estos sistemas incluyen portales que permiten a los proveedores enviar facturas, hacer un seguimiento del estado de los pagos y actualizar su información. También pueden enviar notificaciones y recordatorios de forma proactiva, manteniendo a los proveedores informados sobre el estado de sus facturas y pagos.
Todos estos aspectos del procesamiento automatizado de facturas proporcionan transparencia, mejoran la comunicación y mantienen un alto nivel de confianza, lo que conduce a una relación más fluida con los proveedores.
Procesos contables automatizados y un camino más brillante por delante
Aunque la contabilidad puede parecer “la última frontera” en la que las empresas aplican la automatización, estas tecnologías se están adoptando cada vez más ampliamente. No carecen de precedentes en áreas de la industria del transporte por carretera adyacentes a los operadores de flotas. Tomemos como ejemplo el mundo de los concesionarios de vehículos (ventas, repuestos y servicios), incluidos aquellos que proporcionan estos bienes y servicios a las empresas de transporte por carretera. Estos proveedores disfrutan de una integración perfecta de su automatización de AP con sus sistemas de gestión de concesionarios. Estas integraciones hacen que la adopción de la automatización de AP sea atractiva en toda la industria del transporte por carretera, no solo en partes de ella.
En resumen, los operadores de flotas como TLC pueden lograr un proceso contable más eficiente, transparente y confiable al implementar un procesamiento automatizado de AP sin papel. Esto no solo beneficia la gestión financiera interna de la empresa, sino que también fortalece sus relaciones con los proveedores. Los resultados transformarán las frágiles funciones manuales de AP en un motor para un crecimiento y operaciones comerciales más fluidos y sostenibles.
Artículo original proporcionado por Commercial Carrier Journal.
