En el mundo de las flotas, como en cualquier otro negocio, hay incógnitas conocidas. Sabemos que están ahí, aunque no las podamos ver. Pensemos en ellas como puntos ciegos. Y, como en el caso de los puntos ciegos, queremos una mejor visibilidad. Los puntos ciegos conducen a eventualidades no deseadas, y nadie quiere ninguna de las dos. Lo que todo el mundo quiere es saber qué hay en esos puntos ciegos para poder eliminarlos.
Para los administradores de flotas, con demasiada frecuencia se trata de un caso de "si tan solo..." Si tan solo pudieran ver ese punto ciego, entenderían qué hay detrás de los cuellos de botella y los problemas de la cadena de suministro con los que luchan constantemente. Si tan solo supieran qué está causando ese punto ciego, sabrían qué contiene y calcularían la suma de sus efectos. Si tan solo supieran cómo deshacerse de ese punto ciego.
Ya basta de “si tan solo”; es hora de eliminar estos puntos ciegos. Pero para ello es necesario comprender qué son y qué los causa.
En el mundo de las flotas, existen puntos ciegos por muchas razones. Existen entre proveedores, porque cada uno tiene su propio sistema para gestionar el rendimiento, entre líneas de negocio que utilizan diferentes métricas de informes e incluso entre departamentos, porque los informes todavía dependen de la eficiencia (y la competencia) humana.
Para lograr una visibilidad clara, las flotas necesitan poder acceder e integrar información relevante de las líneas de negocio adecuadas, lo que incluye la adquisición y el equipamiento de vehículos, la entrega y el uso por parte del cliente, el realquiler o la evaluación del vehículo y, a continuación, la elección de los canales de recomercialización. Lo ideal sería que tuvieran la capacidad de consolidar la información de todos esos proveedores y reunirla en una única plataforma que proporcione una descripción general completa de todo lo que se está ejecutando en su negocio.
Acentuar lo positivo
Es evidente que los puntos ciegos son un gran inconveniente, así que démosle la vuelta a la situación: eliminarlos es un gran aspecto positivo. Con visibilidad de lo que antes se desconocía, las flotas pueden supervisar los flujos de procesos desde la adquisición del vehículo hasta su salida. De este modo, podrán comparar los procesos en distintos países y divisiones de la empresa, identificar eficiencias, ahorrar dinero, acelerar los procesos y, potencialmente, aumentar los ingresos, lo que hará crecer su negocio al aumentar el rendimiento de los vehículos y aumentar la satisfacción del cliente. Una flota con una visibilidad clara, que es más eficaz como organización, puede fortalecer de forma proactiva el rendimiento en toda su cadena de valor.
Todos se benefician de la visibilidad. Pensemos en un pedido típico de una empresa de entrega en línea como, por ejemplo, Amazon. Cuando le notifican que su paquete de pilas AA de $12 está en camino, una mirada rápida a su teléfono le muestra la ubicación exacta de su pedido, una ventana de entrega precisa y tal vez incluso una foto del paquete en su puerta una vez entregado.
Entonces, ¿por qué, para un activo de $50,000 como un vehículo nuevo, no puede aparecer una interfaz que muestre dónde está su pedido y cuándo será entregado?
No se trata de recopilar más información: ya está ahí, solo que está guardada en silos, atrapada en uno de esos cuellos de botella mencionados anteriormente. Tal vez esté en un correo electrónico no enviado de un colega o en una entrada de base de datos no guardada.
Conocer el estado exacto de la entrega no solo es interesante, sino que es fundamental para el negocio. Con una perspectiva de 360 grados, un administrador de flota puede comparar varios proveedores y utilizar esa información para tomar decisiones clave y calcular ahorros: ¿reducir los costos en un 5 % o entregar al cliente un 5 % más rápido? Si lo hace bien, todos saldrán ganando.
Cómo encontrar esos puntos ciegos
Mientras que antes las grandes consultoras gestionaban proyectos de implantación multianual de software y sistemas ERP que costaban millones de dólares para agilizar los flujos de trabajo, optimizar los negocios y encontrar puntos ciegos operativos, la mejor práctica actual para determinar los puntos ciegos implica la creación de mapas de procesos. Diseñado para trazar un mapa de los flujos de procesos existentes de una empresa, utilizando sus sistemas y proveedores actuales, el análisis de flujo de material e información (MIFA) es una forma mucho más sencilla de revelar cuellos de botella.
Las integraciones livianas de MIFA con los sistemas existentes permiten a los administradores de flotas extraer información crítica de cada sistema y agregarla para ver estadísticas de toda la empresa. Esto revela la información necesaria para la toma de decisiones operativas, como las áreas de la empresa que necesitan atención, qué proveedores cambiar y dónde reforzar los vínculos entre departamentos.
Hemos utilizado aquí la palabra "visibilidad" con liberalidad, porque resume perfectamente la idea de que los administradores de flotas puedan ver exactamente con qué están trabajando, incluso las cosas que antes no conocían.
Y esa misma visibilidad ayuda a tomar decisiones operativas. Armado con información empresarial y habiendo eliminado esos puntos ciegos, el administrador de la flota puede sentirse capacitado para agregar automatización, utilizando esa nueva información para activar acciones específicas. De hecho, si es inteligente al respecto, puede combinar esa visibilidad con la automatización para hacer cosas como descubrir activos infrautilizados para aumentar el valor de la flota de su cliente o analizar el rendimiento de los activos en todas las geografías y líneas de negocio y redistribuir los vehículos de la flota en áreas de mayor rendimiento. Combinados, pueden destacar con precisión el rendimiento de las actividades operativas e identificar áreas de negocio que merecen nuevas inversiones, o tal vez una operación comercial en crisis que merezca el cierre.
Invaluable
Una vez que se han abordado los ingresos y la cuota de mercado, el gestor de flotas puede centrarse en algo a lo que es imposible ponerle precio: la satisfacción del cliente. Y en este caso, la visibilidad no tiene por qué detenerse cuando el vehículo llega al cliente. Mediante el uso de servicios conectados, el mantenimiento predictivo, por ejemplo, permite a las flotas ayudar a los clientes a evitar tiempos de inactividad no planificados del vehículo o, al menos, programar un mantenimiento preventivo o una reparación. En esencia, la visibilidad crea eficiencia, lo que a su vez genera una mayor satisfacción del cliente.
El negocio de flotas se está volviendo más dinámico y las empresas buscan utilizar nuevos modelos de negocios creativos para abordar cuestiones como la estacionalidad de la demanda de vehículos, es decir, flotas que de repente tienen muy pocos o demasiados vehículos durante un corto período de tiempo.
La estacionalidad no es algo nuevo en el mundo de las flotas, pero si cuentan con los datos correctos y con visibilidad de esos puntos ciegos, las flotas pueden ofrecer tiempos de respuesta mucho más cortos y mitigar de manera proactiva el impacto de la estacionalidad en las ganancias. Y a los clientes les encanta cuando una flota ofrece algo nuevo y diferente, como una suscripción o un contrato de arrendamiento a corto plazo, que les brinda una flexibilidad que antes no tenían.
Mencionamos la necesidad de contar con los datos correctos, pero también dijimos que no necesitamos más datos. El problema no son los datos, que han aumentado exponencialmente en los últimos años, sino los sistemas que las empresas de gestión de flotas siguen utilizando para gestionar sus activos. Lo que los clientes necesitan es un mejor uso de esos datos, presentados en una única solución simple y agregada que les diga todo lo que necesitan saber sobre el costo total de propiedad, las tasas de utilización, el tiempo de inactividad planificado y no planificado, y el estado preciso del vehículo en cada etapa de la incorporación y la baja.
Y con mejores conocimientos sobre el estado del vehículo, el uso y la demanda del cliente, las flotas pueden satisfacer la demanda de vehículos de los clientes con una flota más predecible y más dinámica, lo que a su vez les permite aprovechar al máximo su flota.
Así que, volvamos a considerar la gran incógnita del mundo de las flotas: los puntos ciegos son malos, pero sabemos que están ahí y que están llenos de valor. Como cuando buscamos tesoros en la tierra, es hora de encontrar lo bueno en esos puntos ciegos y descubrir el valor que ocultan.
Artículo original proporcionado por Commercial Carrier Journal.
