Los plazos flexibles son tan problemáticos como las noticias falsas.
Una de mis frases favoritas es “obtienes lo que toleras”. Se supone que fijar plazos fomenta la finalización de algo. A menudo implica un compromiso de una persona, un equipo, una empresa o una industria para, como dice tan elocuentemente el capitán Picard de Star Trek, “hacer que suceda”.
Te preparas y te comprometes con esta fecha límite pensando que es real, sin embargo, cuando llega la fecha límite, resulta que era más bien una directriz de Jack Sparrow. Nada es más traumático para aquellos que asumieron el compromiso y cumplieron la meta a tiempo. Saber que otros tuvieron que extender sus cronogramas, retrasar costos, retrasar horas extra y más, mientras que tu equipo hizo el esfuerzo de buena fe para cumplir con la fecha límite, es muy molesto para aquellos que se esforzaron por alcanzar el punto de referencia.
He visto esto repetidamente en corporaciones donde varios equipos de proyectos trabajaban en paralelo para cumplir con los plazos de sus propios equipos, solo para descubrir que otro equipo había logrado extender los suyos, lo que a veces impactaba todos los esfuerzos paralelos.
Y lo entiendo, pasan cosas. Sin duda, la pandemia de COVID-19 ha alterado muchísimo los horarios de todos, pero no es lo inesperado lo que me molesta. Uno aprende a esperar lo inesperado, a planificar, a tener planes de contingencia y a hacer todo lo posible por recuperarse. Lo que me molesta es la “fecha límite artificial”, en la que personas supuestamente inteligentes desafían un esfuerzo adoptando un cronograma realista y recortando meses o años para alentar el progreso.
Esto sucede con más frecuencia de lo que los directivos admiten. Un líder de equipo hace su debida diligencia con los expertos y establece lo que cree que es un cronograma realista. Un gerente experimentado se sumergirá en los detalles y desafiará al planificador, sabiendo que algunas de las estimaciones se han inflado debido a incógnitas o para reducir el riesgo. Un gerente inexperto (o autócrata) simplemente mirará el cronograma propuesto y lo reducirá casualmente en un 10%, 20% o más para satisfacer a su gerente. Esto puede tener un efecto dominó, ya que los gerentes de mayor rango también pueden modificar el cronograma, con la esperanza de impresionar al presidente, la junta directiva, los accionistas o quien sea.
Esto se ve mucho en política. Los responsables de un programa de gran visibilidad que necesita financiación aceptan una reducción poco realista del cronograma con la esperanza de que, una vez que el programa obtenga los fondos, será posible renegociar los cronogramas más adelante. O esperan que, en algún momento, sea más costoso detener el proyecto que completarlo.
En los últimos 60 años ha habido bastantes ejemplos en el sector aeroespacial y de defensa. Es casi una forma de arte. Especialmente cuando se trata de proyectos interrelacionados, es fundamental que uno no sea el primero en anunciar que no se ha cumplido un plazo, con la esperanza de que otros se hagan cargo de lo que realmente todos quieren conseguir.
A lo largo de los años he observado una serie de requisitos de emisiones. Por un lado, los reguladores intentan presionar a la industria para que adopte las mejoras necesarias que exigen que las cartas caigan en el momento justo en el desarrollo de la tecnología, mientras que la industria intenta encontrar formas de retrasar o eludir la fecha límite. A veces es un juego de gallinas para ver quién parpadea primero. A menudo implica la herramienta suprema de las demoras: atar las cosas en los tribunales donde los plazos parecen volverse irrelevantes.
Hace varios meses, tuve una conversación con un socio sobre cómo la función de un regulador es impulsar la industria. Las nuevas regulaciones nunca refuerzan el statu quo. Comenté que algunos reguladores presionan con fuerza, sabiendo que si los plazos se vuelven inviables, pueden simplemente extenderlos sin cambiar la esencia de la regulación. Esto es exactamente como algunas experiencias en aeropuertos donde se anuncian retrasos de aviones después de que se pierde la hora de salida programada, y luego se extienden por 20 minutos, después de lo cual se vuelve a extender, y así sucesivamente. He pasado varios días en aeropuertos esperando 20 minutos seguidos por un vuelo que se retrasó durante horas.
El problema de los plazos artificiales es que muy pronto pierden su peso y la autoridad convocante pierde credibilidad. Los equipos empiezan a planificar para una demora prevista. El progreso se ralentiza. La innovación se ralentiza. Los costes aumentan.
Establecer cronogramas realistas y alcanzables para la tecnología es un desafío. Requiere negociación entre todos los actores, pero lo más importante es que se requiere demostrar un compromiso para cumplir con el plazo. Alterar los cronogramas por conveniencia perjudica el compromiso.
Sé que los plazos estrictos se pueden cumplir con equipos motivados y capaces. Una de las peores cosas que puede pasar en un proyecto es que los plazos se perciban como inciertos. Hay que aceptarlos, deben tener cierta credibilidad y las personas involucradas (en todos los niveles) deben tener un cierto nivel de compromiso. Cuando esa infraestructura falla, los daños pueden ser cuantiosos, especialmente para el próximo proyecto y la fecha límite.
Cuando las empresas emergentes anuncian que en dos años empezarán a producir algo que razonablemente tardaría cinco, me pregunto qué creen realmente sus equipos. Me pregunto si sus inversores y directivos creen realmente en esos plazos artificiales. Me pregunto si son realmente tan ingenuos como para creerse la estafa del calendario.
Los reguladores tienen la nada envidiable tarea de conseguir que la gente haga algo diferente, algo que a menudo se percibe como limitante. Tienen muchos participantes diferentes a los que complacer. A menudo, los reguladores tienen que enfrentarse a todo un espectro de defensores y críticos, mientras intentan avanzar. Cuando fijan plazos, hay muchas ramificaciones y concesiones que se hacen, y rara vez se conocen todas. Algunos plazos regulatorios son realmente inamovibles, mientras que otros son flexibles. Las organizaciones que tienen un mejor historial de cumplimiento de los plazos tienen más éxito al fijar nuevos. Las que no los tienen tienen un futuro más desafiante.
En definitiva, una fecha límite es un compromiso, un contrato, por así decirlo, entre todas las partes implicadas. Si la fecha límite resulta incierta, el contrato es esencialmente nulo y sin valor, ya sea porque el equipo no pudo cumplirla o porque la fecha límite era artificial desde el principio. En el mundo de los contratos, existen penalizaciones por no cumplir con las fechas límite y contratos escritos con cláusulas por no cumplir con las fechas clave. Esos contratos se negocian entre todas las partes implicadas.
Fuera de los contratos escritos, cuando se incumple una fecha límite, quienes intentaron cumplirla son penalizados y quienes no lo hicieron, recompensados. Ese es el costo de los plazos artificiales, y la factura vence en la siguiente fecha límite.
Artículo original proporcionado por Commercial Carrier Journal.
