La regla número uno de un administrador de flota es presupuestar el tiempo sabiamente para gestionar de manera eficiente los vehículos y conductores de la flota para mantener las operaciones funcionando sin problemas.
Ya sea que se trate de resolver conflictos de programación de conductores o de lidiar con problemas de mantenimiento del vehículo, las responsabilidades que requieren atención inmediata pueden acumularse.
A medida que una flota crece, las tareas y el volumen del trabajo pueden multiplicarse. Las cosas que antes eran relativamente simples (como resolver infracciones ocasionales de peaje) pueden convertirse en una bola de nieve que se mueve cuesta abajo y esa bola de nieve puede convertirse en una montaña por sí sola. Según la cantidad de vehículos y conductores que supervise, puede ser fácil pasar por alto las tarifas de peaje o las infracciones cuando llegan por correo, y el tiempo que lleva disputar y pagar las tarifas puede impedirle concentrarse en sus operaciones diarias. Las multas y las infracciones (y su impugnación) pueden consumir mucho tiempo. Por eso es tan importante comprender qué genera esas multas en primer lugar.
Existen muchas razones por las que las flotas pueden recibir multas. Algunas se deben a que los conductores utilizan los carriles de peaje equivocados o no cumplen las normas que rigen el uso de las instalaciones de peaje, o simplemente no pagan la tarifa de peaje a tiempo. Si depende de las facturas de peaje en papel, es fácil dejarlas de lado y decirse a sí mismo: "Ya me ocuparé de eso más tarde", y olvidarse, o tiene a alguien que debe dedicar horas de su tiempo a pagarlas. Sucede. Pero, si no paga a tiempo, puede esperar otra notificación de la autoridad de peaje con una infracción por pago tardío.
Dependiendo de cuántos vehículos haya en su flota o qué tan lejos su empresa entrega mercancías, hay varias otras razones por las que podría recibir una infracción de peaje: usar un carril de peaje sin un transpondedor válido o desactivado, usar un transpondedor dentro del estado para un peaje fuera del estado, ingresar a un carril expreso o de peaje de manera incorrecta, usar un carril de peaje con fondos insuficientes en su cuenta de transpondedor, acceder a un carril de peaje en un vehículo que no sea el vehículo de la flota registrado en el pase de peaje, usar un carril de peaje con un vehículo no registrado o usar un transpondedor que no se ha montado correctamente.
Si bien los conductores no deben infringir estas pautas generales, cada estado tiene diferentes normas sobre peajes. Es fundamental saber qué puede provocar una infracción en los estados y lugares en los que los conductores utilizan las carreteras con peaje.
Si recibe una infracción, hay cosas que puede hacer para gestionarla y garantizar que se haya emitido correctamente.
En primer lugar, verifique la información de identificación para asegurarse de que el nombre y el número de placa de matrícula sean correctos. Si la imagen de la placa de matrícula está borrosa, es posible que se hayan cometido errores administrativos, lo que puede provocar que el departamento de vehículos motorizados del estado envíe un aviso de infracción de peaje a la dirección incorrecta.
¿Su empresa aún es propietaria del camión que fue citado por una infracción? Es probable que no sea responsable de los cargos de peaje si el camión se vendió recientemente. Si tiene cuentas abiertas con las autoridades de peaje, verifique que su transpondedor o pase aún esté activo y vigente. Si tiene una cuenta de peaje prepaga, asegúrese de que tenga suficiente dinero para cubrir los peajes.
Si determina que una infracción de peaje es justa o debe ser impugnada, pague los cargos o presente la impugnación lo antes posible. Algunas notificaciones de infracción de peaje le dan tan solo dos semanas para actuar. Los plazos varían de un estado a otro, por lo que es importante leer la notificación con atención y planificar en consecuencia. Si ignora u olvida resolver las infracciones de peaje, puede dar lugar a multas adicionales o incluso a la suspensión de un vehículo.
Los sensores y cámaras que utilizan las autoridades de peaje para captar información sobre los vehículos no siempre son precisos. Por eso, es más común de lo que uno podría pensar y, si no analiza detenidamente sus facturas de peaje, puede perder oportunidades de recuperar dinero que le corresponde por derecho o de corregir infracciones incorrectas.
Si nota un problema con una infracción, llame a la línea de atención al cliente de la autoridad de peaje o ingrese en línea para registrar una disputa. Cuando complete un formulario de disputa, proporcione la mayor cantidad de razones posibles sobre por qué está impugnando la infracción e incluya cualquier evidencia que tenga que pueda respaldar su caso.
Educar a sus conductores sobre qué hacer cuando se acercan a las carreteras de peaje en una variedad de escenarios es la mejor manera de reducir la cantidad de infracciones de peaje que recibe su flota. Los conductores deben conocer todas las carreteras de peaje que pueden encontrar a lo largo de su ruta y si su camión está registrado en la autoridad de peaje. Para hacer la vida más fácil y productiva para los conductores, equipar sus camiones con transpondedores o pases de peaje en todos los camiones que pasan por los lugares de peaje puede reducir significativamente las infracciones, sin mencionar el tiempo que los conductores pueden ahorrar al usar las carreteras de peaje en lugar de redirigir sus rutas para evitarlas. Esto también puede aliviar el trabajo administrativo en el manejo de los peajes si usted es proactivo a la hora de mantener los transpondedores o pases correctos en los vehículos.
Una solución aún mejor que muchas flotas están encontrando útil es la gestión del uso de peajes y las infracciones mediante el uso de software de gestión de peajes. Con proveedores como Bestpass, puede registrar fácilmente sus camiones con todas las autoridades de peaje que administran las carreteras de peaje que utilizan sus camiones. En lugar de administrar la cuenta de peaje de cada camión individual, el software consolida toda la información de los camiones y transpondedores en una sola cuenta y una sola factura. Si un camión recibe una infracción, es sencillo identificar qué camión y el punto de contacto correcto para la autoridad de peaje.
Resolver infracciones de peaje no tiene por qué ser tan tedioso como parece. Hay muchas cosas que puede hacer para evitar que ocurran y para solucionarlas rápidamente cuando ocurran.
Artículo original proporcionado por Commercial Carrier Journal.
