Artículo original proporcionado por: https://www.ccjdigital.com/fleets-dot-clearinghouse-quick-how-to/
Los transportistas deben haber realizado los controles anuales requeridos del CDL Drug & Alcohol Clearinghouse a todos sus conductores antes del 5 de enero o enfrentarán una multa de hasta $2,500 por infracción, si se detecta un incumplimiento en una revisión de cumplimiento o una auditoría de seguridad.
Las flotas deben realizar una consulta limitada a todos sus conductores al menos una vez cada 12 meses consecutivos. La información de los conductores puede procesarse individualmente, en lotes a lo largo del año o de forma simultánea cada año, si la flota así lo decide. Con la entrada en vigor de la norma de la Cámara de Compensación el 6 de enero de 2020, se acerca el primer periodo consecutivo de 12 meses para que las flotas realicen sus consultas. La verificación limitada obligatoria tiene como objetivo garantizar que los conductores no hayan dado positivo en una prueba de drogas o alcohol, como por ejemplo, una evaluación preempleo al solicitar empleo en otra flota, y que no la hayan aprobado, solo para continuar al volante y trabajar en otra flota.
CCJ se puso en contacto con la firma de cumplimiento JJ Keller & Associates, que nos explicó el proceso y nos proporcionó capturas de pantalla de cómo es ese proceso para las flotas que aún no han realizado sus consultas. JJ Keller y otros administradores de pruebas de drogas y firmas de cumplimiento pueden realizar consultas para una flota si los transportistas deciden no realizarlas internamente. El tutorial a continuación es cortesía de Amber Crawley, gerente de operaciones de servicio, y Kathy Close, editora de seguridad del transporte.
Para ejecutar un lote de consultas anuales, como se describe a continuación, las flotas necesitarán el consentimiento por escrito de cada conductor para el que se realizará la consulta. Esto debe hacerse antes de realizar las consultas en Clearinghouse. JJ Keller tiene un formulario disponible para las flotas para ayudar a obtener el consentimiento de los conductores, y hay un formulario de muestra en el sitio web Clearinghouse.dot.gov como referencia. El consentimiento se puede obtener una sola vez para su uso continuo, explicó Close. "No es necesario que sea exacto", explicó en cuanto a las fechas. "Puede redactarse de forma que indique la duración del empleo" o especificar un rango de años, añadió.
En primer lugar, las flotas deberán iniciar sesión en el sistema Clearinghouse:
Los transportistas que aún no se hayan registrado deben hacerlo. Asimismo, sus cuentas deberán estar conectadas al portal de transportistas de la FMCSA. Crawley indicó que existen guías sobre cómo realizar estos pasos en el sitio web de Clearinghouse, que incluyen fotos e instrucciones detalladas. Close indicó que el número de preguntas que JJ Keller ha estado respondiendo sobre el registro ha disminuido, lo que probablemente indica que la mayoría de los transportistas al menos se han registrado como empleadores en la plataforma de Clearinghouse.
Una vez iniciada la sesión, haga clic en el botón “Realizar una consulta”:
Lo verás marcado con un círculo rojo en la foto de arriba. Asimismo, esta página muestra estadísticas rápidas sobre la actividad del Clearinghouse de una flota: consultas realizadas, consultas disponibles, número de conductores prohibidos y más. Las flotas también deberán adquirir un paquete de consultas para procesar la información de sus conductores. Cada consulta cuesta $1.25. Por lo tanto, una flota con un grupo de 40 conductores necesitará al menos 40 consultas adquiridas, lo que cuesta $50. Los pagos se pueden realizar con tarjeta de crédito, PayPal o giro bancario.
Seleccione la opción de carga masiva:
Esta página puede verse un poco diferente para las flotas, ya que la captura de pantalla que se muestra aquí es de la cuenta de administrador externo de JJ Keller dentro de Clearinghouse. Pero la opción de carga masiva también estará disponible para las flotas, dijo Crawley. Eso simplifica el proceso y permite que las flotas carguen un archivo con la información de los conductores (números de CDL, fechas de nacimiento, nombres, etc.) para ejecutarlos todos a la vez, en lugar de ejecutar consultas por separado.
Configurar el archivo para cargar:
Información del empleador con selección de empleador, archivo de plantilla de carga masiva y botón siguiente marcado con un círculo
En la foto de arriba se indican los elementos de acción relevantes para las flotas que realizan consultas. Haga clic en el enlace “Cargar archivo de plantilla en masa” a la derecha, marcado con un círculo, para asegurarse de que su archivo tenga el formato correcto. Se aceptan archivos Excel estándar, dijo Crawley.
Luego, elige tu archivo y elige tus consultas:
Envíe una página web de carga masiva donde pueda elegir un archivo y cargarlo.
Una vez que el archivo de la consulta masiva esté correctamente formateado, cárguelo. Crawley explicó que existen dos tipos de consultas anuales limitadas que las flotas pueden realizar mediante la revisión anual. La primera es una consulta limitada que simplemente indica a las flotas qué conductores, si los hay, obtuvieron resultados en el Clearinghouse, pero no indica qué información está disponible en el archivo. La flota debe solicitar manualmente una consulta completa para los conductores que tengan resultados en el Clearinghouse.
El otro tipo de consulta limitada anual enviará automáticamente una solicitud de consentimiento para extraer el informe completo de Clearinghouse sobre los conductores que regresen con resultados o información en Clearinghouse. Esto se denomina consulta limitada con solicitud de consentimiento automática. Los tipos de consultas disponibles para solicitar se enumeran en el archivo de plantilla de carga masiva.
El consentimiento de consulta completa es independiente del consentimiento de consulta limitada. El primero requiere que los conductores tengan una cuenta en Clearinghouse y que otorguen a un transportista permiso dentro de la plataforma Clearinghouse para ejecutar una consulta completa. Las flotas deben ejecutar una consulta completa sobre cualquier conductor que obtenga resultados durante la ejecución anual obligatoria de la consulta limitada. Los transportistas tienen 24 horas para obtener el consentimiento para una consulta completa y ejecutarla.
Si un conductor no da su consentimiento a la consulta dentro del plazo establecido, ya sea intencionalmente o por no haber recibido el correo electrónico que lo solicita, no podrá conducir. Asimismo, si se realiza una consulta completa y el conductor posee información que le prohíbe operar un vehículo comercial, también quedará inhabilitado para conducir hasta que complete el proceso de reincorporación al trabajo.
La información sobre el regreso al trabajo, si se completa, también está disponible en el Clearinghouse como parte de una consulta completa.
Las consultas masivas se procesan cada noche a las 8 p. m., hora del este, explicó Crawley, no de inmediato como las individuales. Los operadores recibirán un correo electrónico informándoles de que la consulta masiva ha finalizado y que el informe está disponible para su consulta en el sitio web de Clearinghouse.
Artículo original proporcionado por Commercial Carrier Journal.
